Egy vállalkozás növekedésével a HR folyamatok is egyre összetettebbé válnak. Ami néhány munkatársnál még könnyen kezelhető szóban, e-mailben vagy megszokás alapján, az egy nagyobb szervezetben már könnyen átláthatatlanná válhat.

A problémák általában nem egyik napról a másikra jelennek meg. Először csak apró jelek láthatók: nem egyértelműek a felelősségi körök, az új munkatársak betanítása minden alkalommal másképp történik, hiányos a HR dokumentáció, vagy a vezetők egyre több időt töltenek munkatársakkal kapcsolatos problémák kezelésével.

Ilyenkor lehet szükség HR auditra.

A HR audit célja, hogy objektív képet adjon a vállalkozás jelenlegi HR működéséről, feltárja a hiányosságokat, és megmutassa, mely HR folyamatokat érdemes fejleszteni.

Összegyűjtöttünk 10 olyan jelet, amely arra utalhat, hogy a cégednek érdemes HR auditot végeznie.

1. A HR folyamatok nagy része csak „fejben létezik”

Sok kis- és középvállalkozásnál a HR rendszer hosszú időn keresztül informális módon működik.

A vezető tudja, hogyan történik egy új munkatárs beléptetése. Egy kolléga tudja, melyik dokumentumot hol kell keresni. Valaki más pontosan emlékszik arra, hogyan kezelték legutóbb az adott helyzetet.

Ez addig működhet, amíg a szervezet kicsi.

Ahogy azonban a vállalkozás növekszik, egyre nagyobb kockázatot jelent, ha a fontos HR folyamatok kizárólag egy-egy munkatárs tudására épülnek.

Egy HR audit cégeknek többek között azt vizsgálja, hogy:

• mely HR folyamatok vannak megfelelően kialakítva,
• mely folyamatok nincsenek dokumentálva,
• hol függ a működés túlzottan egy-egy személytől,
• és mely területeken lenne szükség egységesebb HR rendszer kialakítására.

2. Nem egyértelmű, hogy pontosan ki miért felel

A vállalkozások fejlődésével a munkakörök is folyamatosan változnak.

Egy munkatárs új feladatokat kap, bizonyos tevékenységek átkerülnek hozzá, más feladatok pedig fokozatosan eltűnnek a napi munkájából.

Ha ezt nem követi a munkaköri leírások és felelősségi körök rendszeres felülvizsgálata, könnyen kialakulhatnak átfedések és bizonytalan felelősségi területek.

Tipikus jelek lehetnek:

• „Nem tudtam, hogy ez az én feladatom.”
• „Azt hittem, ezt a másik kolléga intézi.”
• „Mindig én csináltam, de valójában nincs benne a munkakörömben.”
• „Nem tudjuk, ki dönthet ebben.”

A munkakörök és felelősségi körök áttekintése ezért a HR audit egyik fontos része lehet.

3. Nincs egységes onboarding folyamat

Az onboarding, vagyis az új munkatársak beléptetési és beillesztési folyamata jelentősen befolyásolhatja azt, milyen gyorsan válik egy új kolléga önálló és hatékony munkatárssá.

Ha nincs kialakított onboarding rendszer, a betanítás gyakran attól függ, hogy éppen ki foglalkozik az új munkatárssal.

Az egyik kolléga részletes betanítást kap, míg egy másik néhány e-mail és gyors bemutatkozás után próbál önállóan eligazodni.

Ennek következménye lehet:

• lassabb betanulás,
• bizonytalanság,
• több vezetői kérdés,
• hibák a munkavégzés során,
• vagy akár korai fluktuáció.

Egy HR audit során ezért érdemes megvizsgálni az onboarding folyamat teljes működését a belépés előkészítésétől az első hetek és hónapok feladataiig.

4. A vezetők túl sok időt töltenek HR problémák megoldásával

Egy növekvő vállalkozásban természetes, hogy a vezetők foglalkoznak munkatársakkal kapcsolatos kérdésekkel.

Probléma akkor alakul ki, amikor a napi működés jelentős részét már ismétlődő HR problémák kezelése tölti ki.

Ilyen lehet például:

• folyamatos konfliktuskezelés,
• szabadságok és helyettesítések szervezése,
• munkakörök közötti viták,
• teljesítményproblémák kezelése,
• új munkatársak betanításának koordinálása,
• vagy HR dokumentumok keresése és elkészítése.

Ha ugyanazokat a problémákat újra és újra meg kell oldani, sokszor nem az adott helyzet a valódi probléma, hanem egy hiányzó vagy nem megfelelően kialakított HR folyamat.

5. Ugyanazokat a helyzeteket minden vezető másképp kezeli

Egy jól működő HR rendszer egyik fontos eleme a következetesség.

Ha ugyanarra a helyzetre különböző vezetők teljesen eltérő megoldásokat alkalmaznak, az bizonytalanságot okozhat a munkatársak számára.

Előfordulhat például, hogy:

• az egyik vezető rendszeresen ad visszajelzést, a másik egyáltalán nem,
• az egyik csapatban pontosan meghatározott szabályok vannak, a másikban nincsenek,
• ugyanazt a dolgozói kérést az egyik vezető engedélyezi, a másik elutasítja.

Egy HR audit segíthet feltárni ezeket az eltéréseket és meghatározni, mely HR folyamatokat lenne érdemes egységesíteni.

6. A HR dokumentáció elavult vagy hiányos

A megfelelő HR dokumentáció nem pusztán adminisztráció.

A jól kialakított dokumentumok segítenek átláthatóbbá és következetesebbé tenni a vállalkozás működését.

Egy HR dokumentációs audit során érdemes áttekinteni többek között:

• a munkaköri leírásokat,
• HR nyomtatványokat,
• onboarding dokumentációt,
• teljesítményértékelési dokumentumokat,
• HR sablonokat,
• szervezeti ábrát,
• belső HR folyamatleírásokat.

Gyakori probléma, hogy ezek a dokumentumok ugyan léteznek, de már nem tükrözik a vállalkozás tényleges működését.

Egy több éve elkészített munkaköri leírás például teljesen eltérhet attól, amit az adott munkatárs ma ténylegesen végez.

7. Nincs működő teljesítményértékelési rendszer

A teljesítményértékelés nem csak egy évente kitöltött értékelőlapot jelent.

Egy jól kialakított teljesítményértékelési rendszer segít abban, hogy a munkatársak pontosan értsék:

• mit vár el tőlük a vállalkozás,
• milyen célokat kell elérniük,
• hogyan teljesítenek,
• és milyen területeken tudnak fejlődni.

Ha a teljesítményről csak akkor esik szó, amikor már probléma van, akkor a szervezet jellemzően reaktívan működik.

Egy HR audit során ezért a visszajelzési és teljesítményértékelési folyamatokat is érdemes megvizsgálni.

8. A vállalkozás gyorsabban nőtt, mint a HR rendszer

Ami egy 5–10 fős vállalkozásban jól működik, nem biztos, hogy 20, 30 vagy 50 munkatársnál is megfelelő lesz.

A cég növekedésével megjelenik:

• több munkatárs,
• több vezető,
• több döntési helyzet,
• több belső információ,
• több adminisztráció,
• és több együttműködési pont.

Ha a HR rendszer kialakítása nem követi a vállalkozás növekedését, egy idő után egyre több működési probléma jelentkezhet.

Ez az egyik leggyakoribb oka annak, hogy egy növekvő KKV számára HR audit válhat szükségessé.

9. Ugyanazok a HR problémák rendszeresen visszatérnek

A visszatérő problémák különösen fontos jelzések.

Ilyen lehet például:

• gyakori félreértés a feladatkörök körül,
• lassú betanulás,
• magas fluktuáció egy adott munkakörben,
• rendszeres vezetői konfliktusok,
• információhiány,
• vagy folyamatos teljesítményprobléma.

Ilyenkor érdemes nemcsak az egyes helyzeteket kezelni, hanem megkeresni a problémák mögött álló működési okokat.

A HR audit és HR folyamatfejlesztés egyik legfontosabb előnye éppen az, hogy nem csak a tüneteket vizsgálja, hanem a mögöttük lévő rendszert is.

10. Érzitek, hogy változtatni kellene, de nem tudjátok, hol kezdjétek

Sok vállalkozás pontosan ezen a ponton kér HR tanácsadást vagy HR auditot.

A vezetőség érzi, hogy:

• túl sok az ad hoc megoldás,
• nem elég átlátható a HR működés,
• bizonyos folyamatok nem működnek jól,
• vagy a jelenlegi rendszer már nem támogatja megfelelően a vállalkozás növekedését.

A probléma azonban az, hogy egyszerre túl sok területhez lehetne hozzányúlni.

Ilyenkor nem feltétlenül érdemes azonnal új folyamatokat bevezetni.

Az első lépés inkább annak megértése, hogy jelenleg hogyan működik a vállalkozás HR rendszere, és hol vannak a valódi fejlesztési pontok.

Mi az a HR audit?

A HR audit egy vállalkozás HR folyamatainak, dokumentációjának és működési gyakorlatának strukturált áttekintése.

Célja annak feltárása, hogy a jelenlegi HR rendszer mennyire támogatja a vállalkozás mindennapi működését és növekedését.

A vizsgálat kiterjedhet többek között:

• a HR folyamatokra,
• a HR dokumentációra,
• a munkakörökre és felelősségi körökre,
• az onboarding rendszerre,
• a teljesítményértékelésre,
• a szervezeti működésre,
• valamint a vezetői HR gyakorlatokra.

Mi történik egy HR audit során?

A HR audit első lépése a jelenlegi működés feltérképezése.

Ennek során nemcsak azt érdemes megvizsgálni, hogy milyen HR dokumentumok és folyamatok léteznek, hanem azt is, hogy azok hogyan működnek a mindennapi gyakorlatban.

A HR audit eredménye megmutathatja:

• mi működik megfelelően,
• hol vannak hiányosságok,
• mely problémák igényelnek gyors beavatkozást,
• mely területeken lenne szükség HR folyamatfejlesztésre,
• és milyen sorrendben érdemes elindítani a változtatásokat.

Miért hasznos a HR audit egy KKV számára?

A HR audit KKV-k számára különösen akkor lehet hasznos, amikor a vállalkozás növekedési szakaszban van.

Egy kisebb vállalkozásban sok folyamat természetesen, informális módon alakul ki. Egy bizonyos létszám felett azonban ezek a megoldások már nem feltétlenül működnek hatékonyan.

A HR audit segíthet abban, hogy a vállalkozás ne feleslegesen bonyolult HR rendszert építsen, hanem olyan folyamatokat alakítson ki, amelyek valóban illeszkednek a cég méretéhez és működéséhez.

HR audit után mi következik?

A HR audit önmagában nem jelenti azt, hogy minden feltárt területet azonnal át kell alakítani.

Az audit célja elsősorban a helyzet feltérképezése és a prioritások meghatározása.

Egyes problémák néhány egyszerű módosítással megoldhatók.

Más területeken viszont szükség lehet egy nagyobb HR projektre, például:

• HR rendszer kialakítására,
• onboarding rendszer kialakítására,
• HR dokumentáció fejlesztésére,
• teljesítményértékelési rendszer kialakítására,
• munkakörök és felelősségi körök újrastrukturálására,
• vagy komplex HR folyamatfejlesztésre.

Mikor érdemes HR auditot kérni?

Érdemes megfontolni egy HR audit elvégzését, ha a fenti 10 jel közül több is jelen van a vállalkozás működésében.

Különösen hasznos lehet akkor, ha a cég növekszik, egyre több munkatársat foglalkoztat, új vezetői szintek jelennek meg, vagy a korábban működő informális HR folyamatok már egyre több problémát okoznak.

A B4W HR Audit célja, hogy feltérképezze a vállalkozás jelenlegi HR működését, azonosítsa a fejlesztendő területeket, és konkrét, gyakorlatban is alkalmazható javaslatokat adjon a továbblépéshez.

Nem mindig az új HR rendszer bevezetése az első lépés. Először azt érdemes pontosan látni, hogy mi működik jól, mi nem működik, és min érdemes változtatni.

Egy 10–20 fős vállalkozás még gyakran „kis cégként” gondol magára. A munkatársak ismerik egymást, a vezető sok mindenre közvetlenül rálát, és számos HR kérdés szóban, e-mailben vagy megszokás alapján működik.

Ebben a méretben azonban már könnyen eljön az a pont, amikor az informális működés több problémát okoz, mint amennyit megold.

Nem feltétlenül van szükség bonyolult HR rendszerre vagy külön HR osztályra. Viszont néhány alapvető HR folyamat kialakítása már 10–20 munkatársnál is jelentősen átláthatóbbá és kiszámíthatóbbá teheti a működést.

Mutatunk 5 olyan HR folyamatot, amelyet egy növekvő kis- és középvállalkozásban érdemes minél korábban rendszerbe tenni.

1. Toborzási és kiválasztási folyamat

Amíg évente csak egy-két új munkatársat vesz fel egy vállalkozás, könnyű minden kiválasztást egyedi esetként kezelni.

Növekedés esetén azonban gyorsan megjelenhetnek a problémák.

Nem egyértelmű például:

• ki hagyja jóvá az új pozíció megnyitását,
• milyen elvárások alapján keresünk jelöltet,
• ki vesz részt az interjúkon,
• milyen szempontok alapján születik döntés,
• ki és mikor ad visszajelzést a pályázóknak,
• vagy hogyan történik az ajánlattétel.

Egy jól kialakított toborzási és kiválasztási folyamat nem azt jelenti, hogy minden pozícióra hosszú és bonyolult eljárást kell kialakítani.

A cél inkább az, hogy legyen egy követhető rendszer.

Mit érdemes rögzíteni?

Legalább az alábbiakat:

• új munkaerő igénylésének menete,
• munkakör és elvárások meghatározása,
• álláshirdetés elkészítése,
• jelentkezők előszűrése,
• interjúk menete,
• kiválasztási szempontok,
• döntési felelősség,
• ajánlattétel és visszajelzés.

Egy következetes kiválasztási folyamat nemcsak gyorsabbá teheti a felvételt, hanem annak esélyét is növelheti, hogy valóban a megfelelő munkatárs kerüljön a megfelelő pozícióba.

2. Onboarding és betanítási folyamat

Az onboarding folyamat az egyik legfontosabb HR terület egy növekvő vállalkozásban.

Mégis gyakran pontosan ez az a folyamat, amely teljesen informálisan működik.

Az új munkatárs első napján valaki megmutatja az irodát, átadja a szükséges eszközöket, majd a kollégák menet közben próbálják megtanítani neki, amit tudnia kell.

Ez egy-két új belépőnél még működhet.

Ha azonban nincs egységes beléptetési és betanítási folyamat, könnyen előfordulhat, hogy két új munkatárs teljesen eltérő információkat és támogatást kap.

Egy jól működő onboarding rendszer tartalmazhatja:

• belépés előtti előkészítést,
• első munkanap feladatait,
• szükséges dokumentumok és eszközök biztosítását,
• a csapat és a vállalkozás bemutatását,
• munkakör és elvárások átbeszélését,
• betanítási tervet,
• kijelölt felelőst vagy mentort,
• próbaidő alatti visszajelzéseket.

Az onboarding célja nem csupán az adminisztratív beléptetés.

Egy jó onboarding rendszer segíti az új munkatársat abban, hogy gyorsabban megértse a működést, önállóbbá váljon, és pontosan tudja, mit várnak tőle.

3. Munkakörök és felelősségi körök kezelése

A 10–20 fős vállalkozások egyik leggyakoribb problémája, hogy a munkakörök a növekedéssel együtt folyamatosan változnak.

Egy kolléga felvesz néhány plusz feladatot. Egy másik munkatárs átad bizonyos tevékenységeket. Új pozíciók jelennek meg, miközben a régi munkaköri leírások változatlanok maradnak.

Egy idő után nehéz pontosan megmondani:

ki miért felel?

Ez rendszeres félreértésekhez, párhuzamos munkavégzéshez vagy éppen gazdátlan feladatokhoz vezethet.

Ezért már kisebb cégnél is érdemes kialakítani a munkakörök kezelésének rendszerét.

Ennek része lehet:

• naprakész munkaköri leírás,
• fő feladatok meghatározása,
• felelősségi körök rögzítése,
• döntési jogosultságok tisztázása,
• helyettesítési rend,
• kapcsolódási pontok más munkakörökkel.

A munkaköri leírás nem egy olyan dokumentum, amelyet belépéskor aláírunk, majd évekre elteszünk egy mappába.

Akkor igazán hasznos, ha tükrözi a valós működést, és segít mind a munkatársnak, mind a vezetőnek tisztán látni az adott pozíció szerepét.

4. Teljesítményértékelés és rendszeres visszajelzés

Sok kisvállalkozásban a teljesítményről akkor kezdődik komolyabb beszélgetés, amikor már valamilyen probléma van.

Pedig egy jól működő teljesítményértékelési rendszernek nem az a célja, hogy évente egyszer mindenki kapjon egy pontszámot.

Sokkal fontosabb a rendszeres és kiszámítható visszajelzés.

A munkatársnak tudnia kell:

• mit várnak el tőle,
• mik a prioritásai,
• hogyan teljesít,
• miben erős,
• hol kell fejlődnie,
• milyen célokat szeretnének vele elérni.

Egy 10–20 fős vállalkozásban nincs feltétlenül szükség összetett vállalati teljesítményértékelő rendszerre.

Sok esetben már az is jelentős előrelépést jelent, ha például negyedévente vagy félévente strukturált vezető–munkatárs beszélgetések történnek.

Egy egyszerű teljesítményértékelés tartalmazhatja:

• előző időszak eredményeit,
• feladatok és célok teljesülését,
• vezetői visszajelzést,
• munkatársi visszajelzést,
• fejlesztendő területeket,
• következő időszak céljait.

A lényeg nem a rendszer bonyolultsága, hanem a következetesség.

5. Kilépési és tudásátadási folyamat

A munkaviszony megszűnése sok kisebb cégnél még mindig elsősorban adminisztratív eseményként jelenik meg.

Pedig egy munkatárs távozásakor gyakran jelentős tudás is távozik a vállalkozásból.

Ha nincs kialakított kilépési folyamat, előfordulhat, hogy csak az utolsó napokban derül ki:

• milyen feladatokat kell átadni,
• milyen folyamatokat csak az adott munkatárs ismer,
• hol találhatók fontos dokumentumok,
• milyen ügyfélkapcsolatok vagy folyamatban lévő ügyek vannak nála.

Ez különösen nagy kockázatot jelent egy kisebb szervezetben, ahol egy-egy munkatárs gyakran több területet is összefog.

Egy megfelelő offboarding folyamat része lehet:

• feladatok és folyamatban lévő ügyek átadása,
• tudásátadási dokumentáció,
• hozzáférések kezelése,
• eszközök visszaadása,
• szükséges HR adminisztráció,
• kilépő beszélgetés,
• tapasztalatok és visszajelzések összegyűjtése.

Egy jól kialakított kilépési folyamat segít csökkenteni a működési kockázatokat és megőrizni a vállalkozásban felhalmozott tudást.

Kell HR rendszer egy 10–20 fős cégnek?

Igen, de nem feltétlenül olyan formában, ahogyan egy több száz fős vállalatnál elképzeljük.

Egy 10–20 fős vállalkozás HR rendszere akkor jó, ha egyszerű, érthető és valóban támogatja a napi működést.

Nem az a cél, hogy minél több szabály, dokumentum és folyamat készüljön.

A cél az, hogy azok a területek legyenek szabályozva, ahol az informális működés már bizonytalanságot, plusz munkát vagy rendszeresen visszatérő problémát okoz.

Mikor érdemes elkezdeni a HR folyamatok kialakítását?

A megfelelő időpont általában nem akkor érkezik el, amikor már minden kaotikussá vált.

Érdemes korábban elkezdeni.

Különösen akkor, ha:

• gyorsan növekszik a létszám,
• rendszeresen érkeznek új munkatársak,
• több vezető irányít különböző csapatokat,
• ugyanazok a HR problémák ismétlődnek,
• egyre több folyamat csak egy-egy ember tudásán múlik,
• vagy a vezetők egyre több időt töltenek HR jellegű kérdésekkel.

Ilyenkor a HR folyamatfejlesztés már nem egyszerű adminisztratív feladat, hanem a vállalkozás működésének fejlesztése.

Nem kell mindent egyszerre rendszerbe tenni

Az egyik leggyakoribb hiba, amikor egy növekvő vállalkozás egyszerre akar minden HR területet szabályozni.

Erre általában nincs szükség.

Első lépésként érdemes megvizsgálni, mely folyamatok okozzák jelenleg a legtöbb problémát.

Egy cégnél ez lehet az onboarding.

Egy másiknál a munkakörök átláthatatlansága.

Máshol a teljesítményértékelés vagy a vezetői működés hiánya jelent problémát.

Ezért a HR rendszer kialakítását mindig érdemes a vállalkozás tényleges működéséhez igazítani.

HR folyamatok kialakítása a gyakorlatban

Egy jól működő HR rendszernek nem szabad több adminisztrációt létrehoznia, mint amennyit megold.

Éppen ellenkezőleg.

A jól kialakított HR folyamatok célja, hogy:

• egyértelműbbé tegyék a működést,
• csökkentsék az ad hoc döntéseket,
• segítsék a vezetők munkáját,
• gyorsítsák az új munkatársak beilleszkedését,
• tisztázzák a felelősségi köröket,
• és támogassák a vállalkozás további növekedését.

A B4W HR Projektek keretében olyan HR folyamatokat és rendszereket alakítunk ki, amelyek a vállalkozás valós működésére épülnek.

Nem kész HR sablonokat próbálunk ráilleszteni a cégre.

Először megértjük, hogyan működik jelenleg a szervezet, hol vannak az elakadások, majd ezek alapján alakítjuk ki azokat a folyamatokat, amelyekre valóban szükség van.

Egy jó HR rendszer nem attól jó, hogy bonyolult. Attól jó, hogy a mindennapi működésben is használható.

Sok vállalkozásnál a HR rendszer nem tudatosan épül fel, hanem egyszerűen kialakul a működés során.

Először még csak néhány munkatárs van, ezért a legtöbb kérdés könnyen kezelhető szóban. A vezető tudja, ki mivel foglalkozik, az új kollégák betanítása informálisan történik, a dokumentumok pedig különböző mappákban vagy e-mailekben élnek.

Ahogy azonban nő a cég, egyre több olyan helyzet jelenik meg, amit már nem lehet hatékonyan ad hoc módon kezelni.

Ekkor válik igazán fontossá a HR rendszer kialakítása.

De mit jelent ez valójában a gyakorlatban? Milyen elemekből áll egy jól működő HR rendszer, és hogyan érdemes felépíteni nulláról?

Mit jelent a HR rendszer kialakítása?

A HR rendszer kialakítása azt jelenti, hogy a vállalkozás emberi erőforrásokkal kapcsolatos működését átlátható, következetes és egymásra épülő folyamatokba rendezzük.

Ez nem feltétlenül jelent bonyolult HR szoftvert vagy nagyvállalati szabályzatokat.

Egy jól kialakított HR rendszer sokkal inkább azt biztosítja, hogy minden fontos helyzetre legyen egyértelmű válasz.

Például:

• hogyan veszünk fel új munkatársat,
• hogyan történik a beléptetés,
• ki miért felel,
• hogyan kapnak visszajelzést a kollégák,
• hogyan kezeljük a teljesítményproblémákat,
• hogyan történik a munkakörök módosítása,
• és mi történik akkor, ha valaki kilép a cégtől.

A cél az, hogy ezek ne minden alkalommal egyedi döntések alapján történjenek.

Mikor van szükség HR rendszer kialakítására?

A HR rendszer kialakítása cégeknek általában akkor válik aktuálissá, amikor a vállalkozás kinövi az informális működést.

Ennek több tipikus jele lehet.

Például:

• gyorsan növekszik a létszám,
• egyre több új munkatárs érkezik,
• több vezető irányít különböző csapatokat,
• nem egyértelműek a felelősségi körök,
• ugyanazokat a HR helyzeteket különböző módon kezelik,
• hiányos vagy elavult a HR dokumentáció,
• a vezetők túl sok időt töltenek HR problémákkal,
• vagy rendszeresen visszatérnek ugyanazok a működési nehézségek.

Ilyenkor már nem feltétlenül egy-egy problémát kell külön kezelni.

Sokkal hatékonyabb lehet egy egységes HR rendszer felépítése.

1. A jelenlegi HR működés feltérképezése

Egy HR rendszer kialakítása nem azzal kezdődik, hogy sablonokat készítünk.

Az első lépés mindig a jelenlegi működés megértése.

Meg kell vizsgálni, hogyan működik most a vállalkozás.

Például:

• hogyan történik a toborzás,
• hogyan választanak új munkatársat,
• hogyan zajlik a belépés és betanítás,
• vannak-e naprakész munkaköri leírások,
• hogyan működik a vezetői kommunikáció,
• van-e teljesítményértékelés,
• hogyan kezelik a szabadságokat és helyettesítéseket,
• hogyan történik a kilépés.

Ez a lépés sok esetben egy HR audit részeként történik.

A cél nem az, hogy minden folyamat hibátlan legyen.

A cél az, hogy pontosan láthatóvá váljon: mi működik jól, és hol van szükség fejlesztésre.

2. A HR folyamatok meghatározása

Miután látszik a jelenlegi helyzet, következik annak meghatározása, hogy milyen HR folyamatokra van valóban szükség.

Nem minden vállalkozásnak ugyanaz a megfelelő rendszer.

Egy 15 fős cég HR működése természetesen más lesz, mint egy 150 fős szervezeté.

A leggyakoribb HR folyamatok közé tartozhat:

• toborzás és kiválasztás,
• onboarding és beléptetés,
• próbaidős értékelés,
• munkakörök kezelése,
• teljesítményértékelés,
• képzési és fejlesztési folyamatok,
• szabadság- és távollétkezelés,
• vezetői visszajelzések,
• belső kommunikáció,
• kilépési és tudásátadási folyamat.

A jó HR folyamatfejlesztés mindig a cég valódi működéséhez igazodik.

3. Munkakörök és felelősségi körök tisztázása

Egy HR rendszer egyik alapja, hogy mindenki pontosan értse:

• mi a feladata,
• miért felel,
• milyen döntéseket hozhat meg,
• és kivel kell együttműködnie.

Ezért a munkaköri leírások kialakítása vagy felülvizsgálata fontos része lehet a HR rendszer felépítésének.

A munkaköri leírásnak nem egyszerűen egy adminisztratív dokumentumnak kell lennie.

A jó munkaköri leírás a mindennapi működést támogatja.

Segít megelőzni az átfedéseket, félreértéseket és felelősségi vitákat.

4. Onboarding rendszer kialakítása

Az új munkatársak belépése kritikus pont.

Ha nincs kialakított onboarding rendszer, akkor a betanítás gyakran attól függ, hogy éppen ki foglalkozik az új kollégával.

Ez jelentős különbségeket eredményezhet az új munkatársak tapasztalataiban.

Egy megfelelő onboarding folyamat tartalmazhatja:

• a belépés előtti előkészítést,
• szükséges eszközök és hozzáférések biztosítását,
• első napi programot,
• vállalati és csapatbemutatást,
• munkaköri elvárások tisztázását,
• betanítási tervet,
• próbaidős célokat,
• rendszeres visszajelzési pontokat.

Egy jól kialakított onboarding rendszer gyorsabbá és kiszámíthatóbbá teheti az új munkatárs beilleszkedését.

5. Teljesítményértékelési rendszer kialakítása

A teljesítményértékelési rendszer egyik legfontosabb célja, hogy a munkatársak ne csak akkor kapjanak visszajelzést, amikor probléma van.

Egy működő rendszerben egyértelmű:

• mit vár el a vállalkozás,
• milyen célokat kell elérni,
• hogyan mérik a teljesítményt,
• milyen gyakran történik visszajelzés,
• és hogyan kezelik a fejlesztendő területeket.

Nem minden vállalkozásnak van szüksége bonyolult éves értékelési rendszerre.

Sok esetben egy egyszerű, negyedéves vagy féléves struktúrált beszélgetés is elegendő lehet.

6. HR dokumentáció kialakítása

A HR dokumentáció kialakítása szintén fontos része a rendszerépítésnek.

Ide tartozhatnak például:

• munkaköri leírások,
• onboarding dokumentumok,
• próbaidős értékelők,
• teljesítményértékelő sablonok,
• belső HR nyomtatványok,
• folyamatleírások,
• szervezeti ábra,
• vezetői segédletek.

A dokumentáció célja nem az, hogy minél több papír készüljön.

A jó HR dokumentáció egyszerűsíti a működést és csökkenti az egyedi döntések számát.

7. Vezetői HR folyamatok kialakítása

Sok vállalkozásnál a HR rendszer nem azért nem működik, mert nincs elég dokumentum.

Hanem azért, mert a vezetők nem ugyanazon elvek szerint működnek.

Ezért a vezetői HR folyamatok kialakítása legalább olyan fontos, mint maga a dokumentáció.

Ilyen lehet például:

• rendszeres egyéni beszélgetések,
• visszajelzési gyakorlat,
• teljesítményproblémák kezelése,
• konfliktuskezelés,
• próbaidős visszajelzés,
• célkitűzés,
• munkatársak fejlesztése.

A következetes vezetői működés jelentősen növeli egy HR rendszer hatékonyságát.

8. Kilépési és tudásátadási folyamat kialakítása

Egy jól működő HR rendszer nemcsak a belépéssel foglalkozik.

A kilépés legalább ilyen fontos.

Egy megfelelő offboarding folyamat segít abban, hogy egy munkatárs távozásakor ne vesszen el fontos tudás vagy információ.

A folyamat tartalmazhatja:

• feladatok átadását,
• folyamatban lévő ügyek dokumentálását,
• hozzáférések lezárását,
• eszközök visszaadását,
• kilépő beszélgetést,
• HR adminisztrációt,
• tudásátadást.

Ez különösen kisebb vállalkozásoknál fontos, ahol egy-egy munkatárs gyakran több kulcsfontosságú feladatért is felel.

9. A folyamatok bevezetése a gyakorlatba

A HR rendszer kialakítása nem ér véget azzal, hogy elkészülnek a dokumentumok.

A rendszer csak akkor működik, ha a munkatársak és vezetők ténylegesen használják.

Ezért a bevezetés során fontos:

• elmagyarázni az új folyamatokat,
• meghatározni a felelősöket,
• biztosítani a szükséges dokumentumokat,
• vezetői támogatást adni,
• és ellenőrizni, hogy a rendszer valóban működik-e.

Egy túl bonyolult HR rendszer könnyen életképtelenné válhat.

Ezért a cél mindig az, hogy a folyamatok egyszerűek, érthetőek és használhatók legyenek.

10. A HR rendszer folyamatos fejlesztése

Egy HR rendszer soha nem tekinthető teljesen késznek.

A vállalkozás változik.

Új munkatársak érkeznek, új vezetői szintek jelennek meg, átalakulnak a munkakörök és új üzleti célok születnek.

Ezért időről időre érdemes felülvizsgálni:

• mely HR folyamatok működnek jól,
• hol alakult ki új probléma,
• mely dokumentumok szorulnak frissítésre,
• és hol lenne szükség további HR folyamatfejlesztésre.

Mennyi idő alatt lehet HR rendszert kialakítani?

Erre nincs minden vállalkozásra érvényes válasz.

A HR rendszer kialakításának folyamata függ többek között:

• a cég létszámától,
• a meglévő folyamatok állapotától,
• a dokumentáció mennyiségétől,
• a problémák összetettségétől,
• és attól, hogy hány HR területet kell egyszerre fejleszteni.

Egy kisebb vállalkozásnál gyakran nincs szükség arra, hogy minden HR terület egyszerre készüljön el.

Érdemes a legfontosabb problémákkal kezdeni, majd fokozatosan továbbépíteni a rendszert.

HR rendszer kialakítása kis- és középvállalkozásoknak

A HR rendszer KKV-knak akkor működik jól, ha nem más vállalatok folyamatait próbálja lemásolni.

Egy kis- vagy középvállalkozásnak általában nincs szüksége feleslegesen bonyolult szabályokra.

Szüksége van viszont:

• egyértelmű felelősségekre,
• átlátható HR folyamatokra,
• használható dokumentációra,
• következetes vezetői működésre,
• és olyan rendszerre, amely képes együtt fejlődni a vállalkozással.

HR audit vagy HR rendszer kialakítása?

A két szolgáltatás nem ugyanaz.

A HR audit elsősorban a jelenlegi működés feltérképezésére szolgál.

Megmutatja:

• mi működik jól,
• hol vannak hiányosságok,
• milyen kockázatok vannak,
• és mely területeken érdemes változtatni.

A HR rendszer kialakítása ezzel szemben már a megoldások megtervezéséről és bevezetéséről szól.

Egyszerűen fogalmazva:

a HR audit megmutatja, min érdemes változtatni, a HR projekt pedig segít felépíteni azt, amire a vállalkozásnak szüksége van.

Hogyan segíthet a B4W a HR rendszer kialakításában?

A B4W HR Projektek keretében nem előre elkészített HR sablonokat próbálunk ráilleszteni a vállalkozásra.

Először megértjük a cég működését, a jelenlegi folyamatokat és azokat a pontokat, ahol rendszeresen problémák jelentkeznek.

Ezután olyan HR rendszert és folyamatokat alakítunk ki, amelyek illeszkednek a vállalkozás méretéhez, működéséhez és valódi igényeihez.

A cél nem több HR adminisztráció.

A cél egy olyan átlátható és működő HR rendszer kialakítása, amely a vezetők és a munkatársak mindennapi munkáját is támogatja.

Egy jó HR rendszer nem attól professzionális, hogy bonyolult. Hanem attól, hogy a gyakorlatban is működik.